Làm thế nào để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công? (phần 1)

Bởi vì có những ưu điểm khiến khách hàng cảm thấy thích thú với các sự kiện ngoài trời hơn so với các sự kiện trong nhà. Nhưng bên cạnh ưu điểm thì vẫn có một số điểm đáng lưu ý khiến nhà tổ chức cần phải quan tâm trước khi bắt đầu có ý định tổ chức một sự kiện ngoài trời.

Tờ xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời:

Nhiều đơn vị cá nhân thường xuyên bỏ qua yếu tố này bởi vì có thể do quên hoặc xem vấn đề này không quan trọng. Tuy nhiên, đối với những sự kiện có quy mô từ 100 người tham dự trở lên thì việc xin giấy phép tổ chức sự kiện lại càng được đặt lên hàng đầu. Bởi một sự kiện đều được sự chấp thuận của đơn vị quản lý địa điểm và chính quyền tại nơi bạn muốn tổ chức. Tuy nhiên, có thể do chưa có nhiều kinh nghiệm làm thủ tục nên những nhà tổ chức thường gặp khó khăn, thời gian thì kéo dài, từ đó chi phí cũng tăng theo. Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Nên chú ý rằng thời gian xin giấy phép phải trước 30 ngày sự kiện bắt đầu diễn ra.

Nguồn điện

Yếu tố nguồn điện là vô cùng quan trọng, nó cũng quyết định thành công của các sự kiện ngoài trời. Nhắc đến điện thì cũng không có gì khó hiểu khi xem nó là một yếu tố vô cùng quan trọng, bởi vì việc sản xuất thi công hay ánh sáng đều cần có nguồn điện. Do tổ chức sự kiện ngoài trời nên yếu tố trang bị nguồn điện đủ lớn phục vụ các hoạt động trong chương trình nên được chuẩn bị chu đáo.

Các vấn đề vệ sinh cho khách tham dự

Các địa điểm tổ chức ngoài trời thường công tác về các vấn đề vệ sinh hơi kém, do số lượng khách thì lớn mà thường các NVS thường chỉ từ 2-4 (nvs di động) khiến cho khách tham dự thường quan ngại việc đi vs ở các sự kiện ngoài trời, bởi tính sạch sẽ không cao.

Nên khâu này các nhà tổ chức cần lưu ý để có thể đáp ứng được và đảm bảo sự kiện tròn vẹn.

 Các vấn đề An Ninh Bảo Vệ

Không khỏi tránh khỏi các trường hợp trộm cắp ở các sự kiện gây hoang mang cho khách tham dự vì thế lực lượng an ninh cần được trang bị đầy đủ trong trường hợp xảy ra để khách tham dự được yên tâm tham dự sự kiện. Hoặc chúng ta nên thông báo nhiều lần với khách tham dự để họ chủ động giữ tư trang hoặc hạn chế đem các vật dụng có giá trị khi tham dự event.