Kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả

Với không gian rộng mở, gần gũi với thiên nhiên sẽ tạo cho khách mời cảm giác thích thú tham gia sự kiện hơn là trong các gian phòng tổ chức hội nghị. Và hình thức này cũng đang rất được các agency ưa thích vì với đặc tính không gian mở, agency có thể thoải mái tự do sáng tạo, dàn dựng chương trình hơn. Tuy nhiên bên cạnh những điều này thì tổ chức sự kiện ngoài trời cũng mang lại nhiều khó khăn, thử thách vì phải phụ thuộc vào những điều kiện khách quan như thời tiết, không khí,…. Vì vậy để tổ chức một sự kiện ngoài trời người hiệu quả, là một người tổ chức sự kiện, các agency cần chú ý những điểm sau:
1. Vị trí diễn ra sự kiện:  
Vị trí diễn ra sự kiện có bám sát với nội dung chương trình hay  không? Số lượng khách là bao nhiêu và không gian bạn chuẩn bị là có tương thích? Liệu rằng địa điểm này có đảm bảo được an ninh cho số lượng khách như thế không và có thuận lợi cho việc đi lại, setup hạng mục?

2. Decor không gian
_ Với một không gian rộng lớn như thế thì người làm event có thể thỏa sức sáng tạo nhưng tất cả phải bám sát vào concept cũng chương trình , phải biết lên bố cục, layout phù hợp, tránh gây rối mắt người tham dự.
3. Bãi đổ xe.
_ Không gian bạn chọn đã có chỗ để xe hay chưa và có đủ không gian để đổ xe? Và nơi đó đã có sẵn nhân viên giữ xe hay đơn vị tổ chức phải sắp xếp nhân sự vào vị trí đó?
4. Thiết bị ánh sáng âm thanh.
_ Đây là một yếu tố khá khó nhằn đối với các nhà làm event khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Vì không gian quá rộng lớn nên việc đảm bảo âm lượng và ánh sáng có thể phủ hết khách mời trong sự kiện là một việc cần phải chuẩn bị kĩ lưỡng trước. Nếu như trường hợp âm thanh ánh sáng xảy ra vấn đề thì đã có sẵn nhân viên kĩ thuật ở đó chưa và nếu như xảy ra tình huống cúp điện, thời tiết mưa gió thì đã chuẩn bị dự phòng như thế nào?
5. Phương án backup

Do là một sự kiện tổ chức ngoài trời nên yếu tố thời tiết là yếu tố “đe dọa” đến một sự kiện nhất. Nắng mưa là một yếu tố bất ngờ nhưng có thể lường trước bằng việc chuẩn bị sẵn hết các dụng cụ dự phòng (lều che, nơi trú mưa…) nhằm tránh trường hợp vì thời tiết mà phải hoãn sự kiện.
Nếu như số lượng khách phát sinh thì đã có chuẩn bị gì chưa?
Nên khi muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời cho công ty của mình thì việc chọn lựa một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng và chu đáo là một quyết định hết sức quan trọng để quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện.