Bí quyết để có một ý tưởng sự kiện tuyệt vời
Ý tưởng chính là linh hồn của sự kiện. Có được một ý tưởng tốt thì đã thành bước đầu khi tổ chức sự kiện. Nhưng làm thế nào để có một ý tưởng hay thì quả thật không đơn giản.
Một người sự kiện phải nắm được những nguyên tắc rất quan trọng sau đây để có một ý tưởng tốt:
Đó là mô hình 5W:
Why – Tại sao sự kiện này được tổ chức?
Đây là điều đầu tiên mà bạn cần phải biết và nắm rõ. Chẳng hạn sự kiện được tổ chức để gây quỹ từ thiện, để chúc mừng sinh nhật, để động thổ, để to chuc le khai truong,.. Có nắm rõ như vậy thì bạn mới biết đường hướng tiếp theo nên chuẩn bị sao cho đúng, phù hợp với ý nghĩa mục đích của sự kiện.
When – Khi nào sự kiện diễn ra?
Phải nắm được thời gian chính xác đến từng phút vì đây là yếu tố cốt lõi trong bất kì sự kiện nào. Biết thời gian sự kiện diễn ra bạn sẽ biết linh động để chọn địa điểm cho thích hợp. Chẳng hạn sự kiện diễn ra vào mùa mưa thì bạn sẽ chọn tổ chức trong nhà, còn sự kiện diễn ra trong mùa nắng đẹp thì bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời cho thoáng mát. Và nắm được thời điểm diễn ra thì bạn cũng sẽ biết mình còn bao nhiêu thời gian để gấp rút chuẩn bị các công tác cho kịp tiến độ.
Who – Những ai sẽ tham gia sự kiện?
Biết được đối tượng tham gia bạn sẽ lựa chọn được ý tưởng chủ đạo phù hợp với sự kiện. Đối với khách là doanh nhân thì chủ đề nên là sang trọng, còn đối với khách thanh niên thì mình có thể chọn những chủ đề trẻ trung. Ngoài ra việc biết được có bao nhiêu người tham gia thì bạn có thể chọn địa điểm thích hợp để có đủ không gian thoải mái cho tất cả người tham gia sự kiện.
Where – Sự kiện sẽ diễn ra ở đâu?
Cân nhắc 2 yếu tố When và Who ở trên thì bạn sẽ lọc ra được một danh sách địa điểm tương đối phù hợp với chương trình. Việc còn lại thì bạn chỉ việc lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp với ngân sách cho sự kiện và địa điểm nằm ở vị trí thuận lợi nhất cho chương trình của bạn.
What – Những điều gì mà bạn phải làm cho sự kiện?
Bạn sẽ phải chọn chủ đề, lên kế hoạch chương trình, thiết kế, lên kế hoạch nhân sự, chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng,… Rất rất nhiều công việc mà bạn cần để tâm tới để có một sự kiện thành công. Bạn nên liệt kê ra hết thành một danh sách cụ thể và chi tiết nhất để có thể theo dõi tiền độ chương trình và đảm bảo được sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công tốt đẹp mà không vấp phải sai sót đáng tiếc nào.
EMA Sài Gòn – công ty tổ chức và cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp.
- Chia sẻ :
