Đánh dấu sự kiện kỷ niệm thành lập công ty của một công ty, tổ chức, doanh nghiệp… là một tổ chức sự kiện mang tầm vóc và chiến lược với nhiều khách mời quan trọng, kết hợp truyền thông nên việc xây dựng kịch bản lễ kỷ niệm thành lập chi tiết là vô cùng quan trọng.

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là dịp để công ty tổng kết lại quá trình hoạt động với kết quả sau những chặng đường hoạt động, là dịp tri ân đối tác, khách hàng cũng như nhân viên gắn bó lâu năm.

Để có được một sự kiện thành lập công ty diễn ra thành công, không xảy ra sơ xuất nào, công ty bạn cần chuẩn bị những gì? Cùng EMA Sài Gòn tham khảo 7 bước chuẩn bị sau nhé!

1.       XÁC ĐỊNH CONCEPT CỦA BUỔI LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP:

Concept, chủ đề sự kiện chính của lễ kỷ niệm thành lập công ty là một trong những yếu tố cần được xác định rõ từ đầu dù bạn có công ty tổ chức sự kiện hay không. Đây chính là keyword để quý công ty bám theo  xuyên suốt sự kiện.

Vậy lựa chọn concept, chủ đề sự kiện như thế nào? Chủ đề sự kiện thường dựa trên một số yếu tố sau đây:

-     Mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh 5 năm, 10 năm… tiếp theo, đây là chủ đề thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, hoạt động nhiều năm trên thương trường với các khách mời VVIP, VIP… theo phong cách sang trọng

-    Chủ đề theo xu hướng: Cô Ba Sài Gòn, Caption American, Roar Hoang Dã, Xứ Sở Thần Tiên…chủ đề thường dành cho các doanh nghiệp trẻ, hoạt động những ngành nghề năng động… mang hơi hướng sáng tạo và vui tươi.

2.        KỊCH BẢN CHI TIẾT CHO LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP:

Lễ kỷ niệm thành lập công ty luôn cần có kịch bản sơ bộ  và kịch bản chi tiết, bên cạnh đó cũng kèm theo những kịch bản dự phòng những rủi ro và phương án dự phòng trong chương trình lễ kỷ niệm thành lập. Kịch bản sơ bộ cần được lên trước, đưa ra timeline cụ thể của chương trình diễn ra từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc. Sau khi kịch bản sơ bộ đã được duyệt EMA Sài Gòn sẽ lên kịch bản chi tiết cho buổi lễ kỷ niệm thành lập,

3.       ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP:

Một trong những yếu tố quan trọng cần đặc biệt chú ý và lựa chọn kỹ lưỡng để phù hợp với concept sự kiện chính là địa điểm tổ chức – một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện lễ kỷ niệm thành lập.

Vị trí phù hợp với kích thước sân khấu, các tiết mục biểu diễn, photobooth, welcome gate… và đặc biệt là vị trí sắp xếp layout khách mời sao cho phù hợp vị trí từng vị khách.

Đặc biệt khi chọn địa điểm cần chú ý thang máy vận chuyển hàng, thời gian set up cần làm việc kỹ cùng đơn vị cung cấp địa điểm, chi phí đã bao gồm thời gian rehearsal trước sự kiện lễ kỷ niệm thành lập hay chưa…

4.       THỜI GIAN TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP:

Thời gian tổ chức lễ kỷ niệm thành lập thường sẽ được tổ chức vào ngày kỷ niệm thành lập công ty hoặc vào ngày cuối tuần và thường được tổ chức vào buổi tối để các vị quan khách cũng như cán bộ nhân viên tham dự.

Thời gian chi tiết sự kiện thường theo timeline như sau:

-          Đón khách, chụp ảnh lưu niệm

-          Tiết mục mở màn lễ kỷ niệm thành lập.

-          Phần phát biểu, tuyên bố lý do buổi tiệc của ban lãnh đạo.

-          Vinh danh các đối tác, nhân viên lâu năm, doanh số cao…

-          Các tiết mục văn nghệ tôn vinh, giải trí xen kẽ.

-          Tiễn khách và tặng quà.

5.       GỬI THIỆP MỜI LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP:

Theo chủ đề concept lễ kỷ niệm thành lập mà thiệp mời sẽ có thiết kế theo phong cách chủ đề đó. Phần nội dung trong thiệp mời cũng là một yếu tố quan trọng thể hiện sự tôn trọng khách mời với nội dung ngắn gọn nhưng xúc tích và ý nghĩa.

Thời gian và địa điểm cụ thể cần được thể hiện rõ trong thiệp mời cùng timeline sự kiện để khách mời có thể nắm được nội dung, nếu có yêu cầu về trang phục cho phù hợp với concept sự kiện thì thiệp mời chính là nơi để truyền tải thông tin này với khách hàng, đối tác, nhân viên.

Thời gian mời phù hợp là trước 2 tuần diễn ra sự kiện và chậm nhất là 1 tuần để khách mời, đối tác có thể sắp xếp thời gian đến đúng giờ.

6.       QUÀ TẶNG VÀ THỨC ĂN CHO  LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP:

Quà tặng dành cho khách hàng và nhân viên thường có túi giấy đựng có logo công ty, quà tặng bên trong thường đa dạng, quà tặng thường có dấu ấn riêng của công ty kèm logo.

Thức ăn món Á hoặc món Âu tuỳ theo đối tượng khách mời và phong cách buổi tiệc, cần lựa chọn địa điểm tổ chức uy tín để đảm bảo về sinh an toàn thực phẩm, món ăn đa dạng cho khách mời.

7. TỔNG DUYỆT CHƯƠNG TRÌNH LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP:

Sau khi các khâu tổ chức sự kiện được hoàn thành, việc tổng duyệt theo timeline chi tiết sự kiện nhằm đảm bảo buổi lễ kỷ niệm thành lập được diễn ra đúng trình tự và suôn sẻ theo chi tiết đã đưa ra.

Việc tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là một hoạt động quan trọng trong năm của một doanh nghiệp nên việc tham khảo thêm ý tưởng chi tiết của các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp công ty bạn có một sự kiện chu đáo, chuyên nghiệp.

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo EMA Sài Gòn có thể giúp bạn có một buổi lễ kỷ niệm thành lập thành công và ý nghĩa nhất

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN EMA SÀI GÒN

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng và đầy sáng tạo. 

Địa chỉ: 110 Hoa Lan, Phường 2, Quận Phú Nhuận, TP.HCM 

Điện thoại: 0906 3333 89 - 0906 909 505 

Website: tochucsukienemasaigon.com
Email: info@emasaigon.com